25.01.24

Gestion à l’affaire: Clés pour une gestion efficace dans les entreprises de services

ERP pour une gestion par affaire efficace dans les entreprises de services

Dans l’univers concurrentiel des sociétés de services, la gestion à l’affaire émerge comme une stratégie essentielle, où la rentabilité et la maîtrise des coûts prennent une dimension critique. Contrairement aux industries classiques, où les économies d’échelle et l’industrialisation jouent un rôle majeur, les entreprises de services telles que les ESN, SSII, cabinets de conseil, bureaux d’études et agences de communication, se heurtent à un défi unique : maximiser la visibilité et la rentabilité sur des projets alimentés par une production principalement intellectuelle.

Dans cet article, nous explorons en profondeur la gestion par l’affaire, une pratique qui transcende la simple gestion de projet pour se focaliser sur la maîtrise des multiples coûts – souvent liés aux ressources humaines telles que le temps de travail, la valeur des collaborateurs impliqués, la planification des charges et la sous-traitance. Notre but est de dévoiler comment, dans un contexte où chaque projet est unique et où les modèle traditionnels de production ne s’appliquent pas, les sociétés de services peuvent efficacement naviguer dans les complexités de la gestion par affaire.

L’enjeu ici est crucial : comprendre comment un ERP (Enterprise Resource Planning) adapté peut devenir un atout stratégique pour piloter avec précision ces coûts fluctuants et souvent imprévisibles, et ainsi assurer la rentabilité de chaque projet. Cet article se veut un guide complet pour les dirigeants et les responsables opérationnels, visant à éclairer les spécificités de la gestion à l’affaire et l’importance d’un système ERP sur mesure, capable d’adapter ses fonctionnalités aux besoins uniques des entreprises de services.

 

    • Comprendre la gestion à l’affaire
      • Définition et caractéristiques de la gestion par affaire
      • Différences fondamentales entre la gestion de la production de biens et la gestion de services
    • L’ERP, un outil clé pour la gestion à l’affaire
      • Visibilité accrue pour une gestion à l’affaire efficace
      • Saisie facile des temps passés par les collaborateurs
      • Modèles de facturation flexibles
      • Suivi rigoureux des impayés
      • Distinction entre charges internes et charges externes
    • Cas pratiques et témoignages des clients de l’ERP Chronos
      • Cas 1 : Lucernys – Conseil IT – Amélioration du pilotage de la production et de la rentabilité
      • Cas 2 : Qualiconsult – Pilotage financier d’agences – Mise en place d’un portail unifié autour des outils de finance
      • Cas 3 : Manergy – Digitalisation des processus métiers

 

Comprendre la gestion à l’affaire

La gestion à l’affaire, souvent perçue comme une approche complexe et nuancée, se distingue nettement des méthodes traditionnelles de gestion issues des entreprises industrielles. Au contraire, elle repense totalement la gestion d’entreprise par le prisme des services, leurs coûts variables et évolutifs, et offre un pilotage plus fin des ressources sollicitées.

Définition et caractéristiques de la gestion par affaire

La gestion à l’affaire (ou par affaire) s’articule autour de la réalisation de projets spécifiques et uniques, où chaque affaire est traitée de manière isolée. Dans ce modèle, contrairement à une production standardisée, chaque projet est conçu sur mesure pour répondre aux exigences particulières du client. Cette approche est caractéristique des entreprises de services où la production intellectuelle prime, tels que les cabinets de conseil, les bureaux d’études, ou encore les ESN.

Les principales caractéristiques de la gestion à l’affaire incluent :

  • Personnalisation élevée : Chaque projet est adapté aux besoins spécifiques du client, rendant chaque affaire distincte en termes de portée, de coûts et de résultats attendus.
  • Gestion des coûts complexes : Les coûts sont principalement liés aux ressources humaines, incluant le temps de travail, la valeur des collaborateurs sur le projet, la gestion des sous-traitants, etc.
  • Suivi rigoureux des projets : Nécessité d’un suivi détaillé des projets pour assurer une visibilité complète sur l’avancement, les coûts et la marge.

Différences fondamentales entre la gestion de la production de biens et la gestion de services

Pour saisir pleinement la spécificité de la gestion à l’affaire pour les entreprises de services, il est essentiel de comparer cette approche avec la gestion de la production de biens. Ces deux modèles de gestion présentent des différences significatives en termes d’indicateurs, de risques, de charges, de temporalité, de gestion de stock, et de nécessité de suivi en temps réel.

  • Indicateurs clés : Dans la gestion de la production de biens, les indicateurs clés de performance (KPI) sont souvent axés sur la production physique, tels que le rendement, la qualité des produits fabriqués, et le niveau de stock. En revanche, la gestion à l’affaire pour les entreprises de services se concentre davantage sur des KPI liés à la satisfaction du client, tels que le respect des délais, la qualité des prestations, et la rentabilité de chaque projet.
  • Charges habituelles : Les charges habituelles varient en fonction du modèle de gestion. Les entreprises de production de biens ont généralement des coûts associés à l’achat de matières premières, à la fabrication, au stockage et à la distribution. Pour les entreprises de services en gestion à l’affaire, les coûts sont liés à la main-d’œuvre, à la gestion de projets, à la personnalisation des services, et à la mise en place d’infrastructures pour la réalisation de chaque prestation.
  • Temporalité de la production : Les différences de temporalité sont essentielles. La production de biens suit souvent des cycles de production relativement constants, avec des prévisions à long terme et la possibilité de faire du stock pour répondre à la demande future. En revanche, la gestion à l’affaire pour les entreprises de services implique des cycles de projets uniques, ce qui nécessite une adaptation constante à de nouvelles exigences et à des échéances variables.

La gestion à l’affaire pour les entreprises de services se démarque nettement de la gestion de la production de biens. Les outils de gestion de la production classique sont mieux adaptés à la production de biens, tandis que la gestion à l’affaire exige des compétences spécifiques et des outils conçus pour gérer des projets uniques, personnalisés, avec une attention particulière portée à la rentabilité, à la gestion des coûts et à la satisfaction du client.

 

Enjeux de la gestion par affaire dans les sociétés de services

La gestion par affaire revêt une importance cruciale pour les sociétés de services, car elle façonne la manière dont elles opèrent, interagissent avec leurs clients et gèrent leurs projets.

Défis uniques pour ESN, bureaux d’études et cabinets de conseil

Les entreprises de services, telles que les ESN, les bureaux d’études et les cabinets de conseil, sont confrontées à des défis uniques liés à la gestion par affaire, qui découlent directement de la nature de leurs activités axées sur la prestation de services. Ces défis spécifiques mettent en évidence les particularités de la gestion à l’affaire dans ces secteurs.

  • Gestion de la personnalisation : La personnalisation des services est souvent l’essence même de ces entreprises. Chaque projet est unique, répondant aux besoins spécifiques du client. La gestion par affaire dans ce contexte implique de concevoir des solutions sur-mesure, de coordonner les ressources nécessaires, et de garantir une réponse adaptée à chaque client, tout en maintenant la rentabilité.
  • Gestion des ressources humaines : La nature des projets dans ces entreprises nécessite souvent des équipes multidisciplinaires avec des compétences variées. La gestion des ressources humaines devient donc un défi, car il faut s’assurer que les compétences nécessaires à la bonne réalisation du projet sont bien prévues sur le projet, vendues aux tarifs adéquats, et sont assignées aux projets de manière efficace pour maximiser le plan de charge de chaque collaborateur.
  • Gestion des délais et des contraintes : La gestion par affaire dans ces secteurs exige une attention particulière aux délais et aux contraintes spécifiques de chaque projet. Les échéances peuvent varier considérablement d’un projet à l’autre, et la capacité à respecter ces délais est essentielle pour satisfaire les clients. Ce suivi des délais est également important pour éviter le temps passé non facturé ou suivre le taux d’avancement par rapport au prévisionnel.
  • Facturation et suivi des coûts : La tarification des services dans ces entreprises est souvent basée sur des mesures spécifiques aux projets (TJM selon profils et nombre de jours, remises spécifiques aux clients, marges sur la sous-traitance…), ce qui nécessite une gestion précise des coûts et des dépenses. Le suivi des coûts et la facturation doivent être transparents et alignés sur les prestations réelles.

En résumé, la gestion par affaire dans les ESN, les bureaux d’études et les cabinets de conseil se caractérise par la nécessité de gérer la personnalisation des services, de coordonner efficacement les ressources humaines multidisciplinaires, de respecter les délais spécifiques à chaque projet, et de maintenir une tarification et un suivi des coûts précis. Ces défis sont inhérents à la nature même de la prestation de services et font partie intégrante de la gestion à l’affaire dans ces secteurs.

La personnalisation au cœur des projets de service

La personnalisation est l’élément central des projets de service pour les entreprises telles que les cabinets de conseil, les bureaux d’études, et les ESN. Chaque projet est unique, conçu sur-mesure pour répondre précisément aux besoins du client. Pour illustrer cette notion, examinons quelques exemples de projets typiques dans ces secteurs et les complexités associées :

Cabinet de conseil en stratégie : Un client engage un cabinet de conseil pour élaborer une stratégie d’expansion internationale. Ce projet implique la collecte de données spécifiques au secteur, l’analyse de la concurrence, la définition de plans d’action sur-mesure, et la recommandation de marchés cibles. La complexité réside dans la recherche de données pertinentes, l’analyse approfondie, et la personnalisation des recommandations en fonction des marchés spécifiques. De plus, il peut être nécessaire d’acheter des données de marché externes ou de collaborer avec des experts sectoriels, entraînant des coûts supplémentaires.

Bureau d’études en ingénierie : Un bureau d’études est chargé de concevoir une nouvelle infrastructure de transport. Ce projet exige une analyse détaillée des besoins de transport, la conception de solutions techniques sur-mesure, et la coordination des sous-traitants pour la construction. La complexité réside dans la personnalisation des solutions techniques en fonction des exigences locales, des réglementations spécifiques, et des contraintes géographiques. Les coûts de licences logicielles pour les logiciels de modélisation et de simulation peuvent également être un facteur à considérer.

ESN spécialisée en développement logiciel : Une ESN est engagée pour développer une application logicielle personnalisée pour une entreprise cliente. Ce projet implique la compréhension approfondie des besoins de l’entreprise, la programmation sur-mesure, et l’intégration de solutions tierces spécifiques. La complexité réside dans la personnalisation de l’application pour répondre aux processus internes de l’entreprise cliente, ainsi que dans la gestion des licences logicielles nécessaires. La mutualisation des coûts pour les infrastructures cloud peut être envisagée pour optimiser les dépenses.

Dans ces exemples, la personnalisation est au cœur de chaque projet de service. La complexité réside dans l’adaptation aux besoins spécifiques des clients, la gestion des licences logicielles pour des outils spécialisés, l’éventuel recours à des achats externes de données ou de services, ainsi que la mutualisation des coûts lorsque cela est possible pour garantir la rentabilité des projets. La gestion à l’affaire dans ces secteurs nécessite une approche sur-mesure et une attention constante aux détails pour satisfaire pleinement les clients.

 

L’ERP, un outil clé pour la gestion à l’affaire

Pourquoi un bon ERP de gestion à l’affaire est essentiel ? La gestion efficace des projets complexes est essentielle pour les entreprises de services telles que les cabinets de conseil, les bureaux d’études et les ESN. Ces entreprises sont souvent confrontées à la personnalisation des services, aux délais serrés, et à la nécessité de maintenir des coûts maîtrisés. Dans ce contexte, l’Enterprise Resource Planning (ERP) se révèle être un atout inestimable.

Les entreprises de services sont confrontées à la gestion de projets complexes où la personnalisation, les délais stricts et la rentabilité sont essentiels. Dans ce contexte, l’ERP de gestion par affaire se démarque comme un outil clé qui offre une multitude d’avantages pour la gestion de ces projets complexes.

Visibilité accrue pour une gestion à l’affaire efficace

L’ERP de gestion par affaire offre une visibilité en temps réel sur tous les aspects d’un projet. Les gestionnaires de projets peuvent suivre l’avancement, l’allocation des ressources et les coûts avec une précision exceptionnelle. Cela permet de prendre des décisions éclairées tout au long du projet et d’ajuster rapidement la stratégie si nécessaire.

Suivi au temps passé

La saisie des temps passés par les collaborateurs est essentielle pour le suivi de la rentabilité des projets. L’ERP simplifie cette tâche en offrant des outils qui permettent aux employés de saisir avec précision le temps qu’ils consacrent à chaque projet et tâche. Cela facilite la gestion des coûts, la facturation et l’optimisation de la productivité.

Modèles de facturation flexibles

L’un des avantages clés de l’ERP de gestion à l’affaire réside dans sa capacité à prendre en charge une variété de modèles de facturation, y compris la gestion des acomptes. Que ce soit au forfait, au temps passé, au projet, ou en régie, l’ERP peut gérer différents types de facturation en fonction des besoins de l’entreprise et du client. Cela garantit une facturation précise et transparente, tout en offrant des avantages significatifs.

La gestion des acomptes est l’un de ces avantages. Elle permet de sécuriser un projet en évitant au prestataire de porter le risque financier sur la totalité du projet avec un paiement uniquement à la livraison. En répartissant les paiements en plusieurs jalons, la gestion des acomptes offre une meilleure maîtrise des flux de trésorerie et réduit le risque financier pour le prestataire. Cette approche rassure également le client, car il paie en fonction de l’avancement du projet, renforçant ainsi la confiance mutuelle entre les parties. Ce besoin est souvent très spécifique aux sociétés de service et fait la différence au sein d’un ERP de gestion à l’affaire.

Suivi rigoureux des impayés

L’ERP de gestion à l’affaire inclut généralement des fonctionnalités de suivi des impayés. Cela permet aux entreprises de surveiller les paiements des clients et d’agir rapidement en cas de retards de paiement. Un suivi rigoureux des impayés contribue à maintenir une trésorerie saine et à minimiser les pertes financières.

Distinction entre charges internes et charges externes

Un aspect essentiel de la gestion à l’affaire est la distinction entre les charges internes, liées aux ressources internes de l’entreprise, et les charges externes, résultant d’achats ou de prestations de services externes. L’ERP permet de différencier clairement ces deux types de charges, ce qui est crucial pour analyser la rentabilité de chaque projet. Les charges externes peuvent avoir un impact significatif sur la marge et doivent être gérées et évaluées différemment des charges internes.

 

En somme, l’ERP de gestion par affaire offre une multitude d’avantages pour les entreprises de services confrontées à la gestion de projets complexes. Il garantit une visibilité accrue, prend en charge des modèles de facturation flexibles, facilite la saisie des temps passés par les collaborateurs, assure un suivi rigoureux des impayés et permet de gérer des projets au forfait ou en régie. Cette solution est essentielle pour une gestion à l’affaire efficace et rentable.

 

Choisir le bon ERP pour votre entreprise : check-list des fonctionnalités à avoir

Lorsqu’il s’agit de choisir un ERP pour votre entreprise de services, il est essentiel de tenir compte de ces besoins spécifiques. Pour y répondre, un ERP doit offrir un ensemble de fonctionnalités clés.

  • Gestion des projets : L’ERP doit permettre la gestion complète des projets, de la planification à l’exécution en passant par le suivi. Il doit prendre en charge la création de tâches, l’allocation de ressources, le suivi des délais et des coûts, ainsi que la gestion des risques spécifiques à chaque projet.
  • Facturation flexible : Un ERP adapté aux services doit prendre en charge une variété de modèles de facturation, y compris la facturation au forfait, au temps passé, au projet et en régie. Il doit également permettre la gestion des acomptes pour sécuriser les projets et favoriser la confiance client.
  • Saisie des temps : La saisie facile et précise des temps passés par les collaborateurs est essentielle pour le suivi de la rentabilité des projets. L’ERP doit offrir des outils pour enregistrer les heures de travail et les activités liées à chaque projet.
  • Gestion des ressources humaines : La gestion des ressources humaines est cruciale dans les entreprises de services. L’ERP doit permettre la gestion des compétences, des plannings, des congés, et faciliter l’affectation des collaborateurs aux projets en fonction de leurs compétences et disponibilités.
  • Gestion des charges internes et externes : Pour analyser la rentabilité de chaque projet, il est essentiel de distinguer les charges internes (ressources internes de l’entreprise) des charges externes (achats ou prestations de services externes). L’ERP doit prendre en compte cette distinction.
  • Suivi des impayés : La capacité à suivre les paiements clients et à gérer les impayés est un élément clé pour maintenir une trésorerie saine. L’ERP doit inclure des fonctionnalités de suivi des impayés.
  • Intégration avec des outils tiers : L’ERP doit offrir une intégration transparente avec d’autres outils utilisés dans l’entreprise, tels que les outils de gestion de la relation client (CRM), les outils de collaboration, les plateformes de communication, etc.
  • Personnalisation : Chaque entreprise de services a ses propres processus et besoins spécifiques. Un ERP adapté doit permettre la personnalisation pour s’aligner sur les flux de travail et les exigences uniques de l’entreprise.
  • Flexibilité et scalabilité : Enfin, l’ERP doit être flexible et évolutif pour accompagner la croissance de l’entreprise et s’adapter aux changements de ses besoins au fil du temps.

 

Cas pratiques et témoignages des clients de l’ERP Chronos

Voici trois exemples concrets mettant en lumière la manière dont l’ERP Chronos Gestion d’Affaires a permis à ces entreprises de services de résoudre des problématiques spécifiques et d’améliorer leur gestion à l’affaire, démontrant ainsi les avantages d’un ERP spécialisé dans ce secteur en constante évolution.

Cas 1 : Lucernys – Conseil IT – Amélioration du pilotage de la production et de la rentabilité

Problématique : Avant l’adoption de Chronos Gestion d’Affaires, Lucernys, société de conseil en informatique, utilisait des feuilles de calcul pour la saisie de données, ce qui entravait la visibilité et le suivi des projets, affectant ainsi leur rentabilité.

Solution Chronos : Chronos Gestion d’Affaires a permis à Lucernys de mettre en place un suivi réel des projets, rendant la gestion plus intuitive et améliorant le pilotage et la rentabilité.

“Ce que nous apporte l’ERP de Gestion d’Affaires Chronos, c’est la garantie de bien piloter notre business et de maîtriser les enjeux de notre activité.”

Damien Brettilot, DAF Lucernys

Cas 2 : Qualiconsult – Pilotage financier d’agences – Mise en place d’un portail unifié autour des outils de finance

Problématique : Qualiconsult, groupe de contrôle technique de construction, cherchait à unifier les outils de finance pour faciliter la gestion et le suivi de l’entreprise, notamment en termes de paie et de comptabilité.

Solution Chronos : Chronos Gestion d’Affaires a créé un portail unifié pour les outils de paie et de comptabilité de Qualiconsult, permettant une communication transparente entre les équipes financières et opérationnelles en temps réel.

“Chronos-GA a un niveau de compréhension élevé des principaux enjeux des équipes de finances.”

Eric Pagan, DAF Qualiconsult

Cas 3 : Manergy – Digitalisation des processus métiers

Problématique : Manergy, bureau d’études et d’ingénierie multidisciplinaire, cherchait à digitaliser ses processus métiers pour gagner en efficacité à travers ses 15 agences.

Solution Chronos : Chronos Gestion d’Affaires a permis la digitalisation de tous les processus métiers de Manergy, y compris la gestion des prix par indice, des chantiers, de la planification, de la facturation, et bien plus encore, favorisant la croissance de l’entreprise.

 

Gestion à l’affaire : importance de l’approche proactive pour les sociétés de service

La gestion à l’affaire est une composante essentielle de la réussite des entreprises de services, qu’il s’agisse de cabinets de conseil, de bureaux d’études, d’ESN, d’agences de communication, de cabinet comptable…

L’approche proactive est la clé pour tirer pleinement parti de la gestion à l’affaire. Nous encourageons les entreprises de services à évaluer leurs besoins en gestion d’affaire, à identifier les domaines où des améliorations sont nécessaires, et à envisager sérieusement la mise en place d’un ERP adapté à leurs spécificités. Une telle démarche peut transformer la manière dont elles opèrent, leur permettant de prospérer dans un environnement compétitif et en constante évolution. Castelis, créateur, intégrateur, utilisateur de la solution Chronos et expert des projets ERP et développements sur mesure, peut vous accompagner dans ce processus.

En adoptant une approche proactive et en investissant dans des outils spécialisés tels qu’un ERP de gestion par affaire comme Chronos, les entreprises de services sont mieux armées pour relever les défis uniques de leur secteur, offrir des services de qualité supérieure à leurs clients, et assurer leur croissance à long terme.

 

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