Une facture part chez un client sans que le chef de projet l’ait vue. Une demande d’achat attend trois semaines dans une boîte mail, parce que le validateur était en congés. Un virement est exécuté alors qu’un dirigeant voulait le relire.
Dans la plupart des structures, ces trois incidents ont la même cause. Le circuit d’approbation existe, mais il vit dans les têtes et dans les boîtes mail, pas dans l’outil.
La réponse habituelle consiste à écrire une procédure. Elle fonctionne jusqu’au premier recrutement, à la première réorganisation, au premier départ. Parce qu’une procédure nomme des personnes, et que les personnes changent.
Le validateur n’est pas un nom, c’est un rôle
C’est le principe qui structure les circuits de Chronos. Une étape peut désigner une personne précise, bien sûr. Mais elle peut surtout désigner une fonction, résolue à partir de l’objet concerné au moment où la demande est créée :
- le chef de projet de l’affaire facturée ;
- le responsable hiérarchique du collaborateur qui a fait la demande ;
- le responsable de son service ;
- le commercial rattaché au projet ;
- le responsable achats compétent selon le montant engagé.
Vous ne mémorisez pas qui valide aujourd’hui : vous décrivez la règle de votre organisation, une fois. Ensuite, quand une facture part en validation sur l’affaire Dupont, le circuit va chercher le chef de projet de cette affaire-là.
Changez de chef de projet, le circuit suit. Recrutez, le circuit suit. Vous n’avez pas à rouvrir vos procédures.
Une étape peut aussi désigner un groupe de validateurs, quand n’importe quel membre d’une équipe peut traiter la demande.
Quatre façons d’être impliqué
Toutes les signatures n’ont pas le même poids, et c’est souvent là que les outils simplifient à l’excès. Chronos distingue quatre rôles, qui se combinent dans un même circuit :
- Information : la personne est prévenue, rien n’est attendu d’elle, le circuit ne s’arrête pas.
- Avis demandé : son avis est sollicité et conservé, mais il ne bloque pas. Le circuit continue quelle que soit sa réponse.
- Approbation nécessaire : le circuit s’arrête et n’avance que s’il y a accord. Un refus arrête tout.
- Pour décision : cette personne tranche. Sa réponse clôt le circuit, dans un sens ou dans l’autre.
Cette granularité compte en pratique. Le directeur technique veut être informé des factures de son périmètre sans les signer. La direction veut un avis du commercial, sans bloquer la facturation s’il est absent.
Le gérant, lui, décide. Trois besoins différents, un seul circuit.
Chaque flux a son circuit
Les circuits ne concernent pas que les factures. Chronos en gère pour les demandes d’absence, les achats et les demandes d’achat. Il en gère aussi pour les virements, les prélèvements, les factures de vente et les factures d’achat.
Chaque type a ses propres circuits. Le circuit applicable peut différer d’une société à l’autre dans un groupe, et, pour les achats, selon qu’il s’agit d’un achat interne ou externe.
Une absence ne doit pas bloquer le circuit
C’est l’un des points faibles des procédures écrites. Chronos gère des délégations : un validateur désigne un délégataire, sur un domaine donné et pour une période donnée.
Pendant cette période, les demandes qui lui reviennent sont traitables par la personne qu’il a désignée. La validation ne s’arrête pas parce que quelqu’un est en vacances, et personne n’a besoin de partager un mot de passe.
La trace de chaque décision
Chaque décision est historisée : qui, à quelle étape, dans quel rôle, et ce qu’il a répondu.
Six mois plus tard, un client conteste une facture, ou un commissaire aux comptes demande qui a engagé une dépense. La réponse est dans l’outil, pas dans l’archive d’une boîte mail dont le titulaire est parti.
Sur les factures d’achat, le circuit peut aller jusqu’au bon à payer. Les factures ainsi validées peuvent ensuite être transmises à la comptabilité, sans ressaisie du résultat du circuit. La décision prise dans Chronos est réutilisée telle quelle.
La gouvernance, elle, reste la vôtre
Chronos ne devine pas votre gouvernance. Qui doit être informé, qui donne un avis, qui approuve et qui décide : ces choix sont les vôtres.
Ils méritent d’être posés noir sur blanc avant d’être paramétrés. Cet exercice de cadrage est souvent la partie la plus utile de la mise en place. Beaucoup d’organisations découvrent à cette occasion que leur règle réelle n’était écrite nulle part.
Une fois ces choix posés, le paramétrage ne se rouvre que si la règle elle-même change, pas à chaque mouvement de personne. Le circuit désigne le validateur à chaque demande, sur chaque affaire.
Vos validations passent encore par la boîte mail ? Parlons-en : on vous montre comment paramétrer vos circuits à partir de votre organisation actuelle.
